چکیده:
یکی از اصول مهم مدیریت زمان اصل 20 - 80 است، یعنی از %20 زمان برای انجام %80 کارهایت استفاده کن. موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به تشخیص کارهای مهم است. در این مقاله قصد داریم تا تعدادی از راهکارهای مدیریت زمان را به شما معرفی کنیم.
از نظر مدیریت زمان کارها به چند دسته تقسیم میشوند:
1- کارهای مهم و فوری: این کارها خود به خود انجام میگیرد.
2- کارهای مهم و غیر فوری: این دسته کارهایی هستند که افراد موفق و ناموفق را از هم جدا میکنند و معمولا افراد ناموفق آن را به تعویق میاندازند.
3- کارهای فوری و غیر مهم: این کارها در جهت اهداف انسان نیستند اما انجام میشود.
4- کارهای کم اهمیت و غیر ضروری: بعضی افراد به خاطر ناتوانی در انجام کارهای مهم و فوری ( گاهی برای تفنن و گاهی برای فرار از تمرکز حواس ) خود را به این کارها سرگرم میکنند.
موفقیت در مدیریت صحیح زمان وابسته به انتخاب بین کارهای مهم و غیر مهم است، پس برای موفقیت تحصیلی:
1- از کارهای غیر مهم صرف نظر کنید.
2- کارها را اولویت بندی کنید.
3- راهزنان وقت را بشناسید.
4- راههای ایجاد وقت را یاد بگیرید.
راهزنان وقت:
1- صحبتهای کم اهمیت
2- میهمانان ناخوانده
3- مطالعه مطالب کم اهمیت و غیرضروری
4- روشهای غیر صحیح و عادات نادرست مطالعه
5- تلفنهای مزاحم و غیر ضروری
6- نداشتن انضباط کاری
7- سستی و بی ارادگی در تصمیم گیری
8- دوباره کاری
9- ناتوانی " نه " گفتن به خواسته های نابجا
10 - نداشتن تمرکز حواس
11- عادت امروز و فردا کردن
12- ترس از شکست
راههای ایجاد وقت:
1- زنده کردن وقت مرده ( مثل زمانهایی که در انتظار هستیم، زمانی که در اتوبوس میگذرد و ... )
2- انجام کارها به طور همزمان
3- تنظیم کردن وقت خواب
4- کنترل بیشتر روی وقت تفریح
5- نه گفتن به درخواست های غیر مهم
6- عقب انداختن کارهای غیر مهم
منبع:
کتاب مدیریت زمان، آقای عبدالحمید سروش (ناشر مولف)
http://www.tebyan.net/index.aspx?pid=41658 (منبع)
مقالۀ جالبی در مدیریت زمان(به آدرس ذیل مراجعه شود)
http://www.harkat.com/index.html
آخرين مقالات > ( http://www.harkat.com/content/detail_69.html ) مدیریت زمان
اگرچه زمان سرمايهي ارزشمندي است اماتمام شدني است، تنها كساني كه از لحظه لحظهي اين سرمايه در راه سعادت و كمال و بهروزي خويش بهره گيرند، در آينده و در بخشهاي پاياني عمر گرفتار حسرت برگذشته نخواهند شد . در بين همهي منابعي كه در اختيار داريم زمان با ارزشترين آن ها است ولي، به اندازهي اهميت خود از جايگاه و منزلتي بر خوردار نيست. علت بيشترشكستهاي جبران ناپذير زندگي فردي، كاري و اجتماعي، ما حاصل عدم استفادهي مطلوب از زمان است. در دنياي انساني هيچ چيز مهمتر و با ارزشتر از زمان نيست. تنها سرمايهاي است كه ميتوان از طريق آن همه چيز به دست آورد ، ولي با همه چيز نميتوان لحظهاي از آن را به دست آورد. آيا تاكنون فكر كرديم كه زمان محدود است و با تيك تيك ساعت، هر لحظه كمتر وكمتر ميشود؟ تنها در سايهي مديريت بهينه بر زمان است كه مي توانيم به آرزوها و خواستههاي خود برسيم . موفقيت و شكستها مرهون استفاده از زمان است.
اصول مديريت زمان عبارت است از:
1.هدف گذاري
يك انسان موفق هيچگاه بدون هدف دست به كار نمي زند.انسان بي هدف كاملا تابع حوادث وپيشآمدهاست.كسي كه هدف روشن ومشخص درزندگي دارد، پس ازرسيدن به موفقيت احساس خوشبختي وآرامش مي كند. اهداف شما به ميل و خواستهي خودتان مربوط است تا همت عالي چه باشد!
2.تعيين اولويت
پس ازآن كه فهرست اهداف بلندمدت وكوتاه مدت شخصي، خانوادگي و حرفه اي خود را تهيه كرديد ضروري است كه آن ها را به ترتيب اولويت معين انجام دهيد. اگر بيش از يك هدف و يا وظيفه داشته باشيد بايداولويت بندي كنيد. اگر در يك روز معين ده كار مختلف مي خواهيد انجام دهيد، اولويت هركدام را بر اساس درجهي اولويت بنويسيد. الويت ها دائماً در حال تغيير هستند، ممكن است مجبورشويد در آغاز هر روز الويت ها را مورد تجديد نظر قرار دهيد.
3. رعايت اولويت
تا زماني كه كار مهمتر و با درجهي اولويت بالاتر زمين مانده است، دست به كارهاي كم اهميت تر نزنيم.
مديريت زمان = هدفگذاري + تعيين اولويت + رعايت اولويت
http://jalilkhani.blogfa.com/post-11.aspx
اهداف اجتماعی
ما در برابر افراد، مؤسسات و نهادهایی که در اطراف ما هستند، اغلب احساس تعهد می کنیم؛ کمک به رفع اشکالات درسی همکلاسی ای که درسش ضعیف است، راهنمایی همکار تازه وارد، فعالیت داوطلبانه در انجمن های خیریه و... می تواند از اهداف اجتماعی به شمار آید.
گزینش هدف های برتر
هدف ما، یاری شما در صرفه جویی در وقت و مدیریت زمان است. یکی از مهم ترین ارکان مدیریت زمان، شناخت واقع بینانه خواسته ها (اهداف) و راه یا راه های درست رسیدن به آن است.
اینک که شما فهرستی از اهداف شخصی، اجتماعی، خانوادگی و شغلی در اختیار دارید، زمان تعیین «اولویت ها»ست. اولویت در اهداف مهم تر از اولویت در انجام کارهای روزانه، هفتگی و ماهانه است. فهرست خود را با دقت و موشکافانه مرور کنید و آن ها را بر اساس اهمیت ردیف نمایید. «الف» برای بیشترین و بالاترین اهمیت، «ب» برای ارزش و اهمیت متوسط و درجه دوست. «ج» هم که تقدم ندارد. هدف هایی را که در آینده ممکن است برایتان اهمیت پیدا کنند، جدا کنید. آن هایی را که قادر یا مایل به انجامشان نیستید، کنار بگذارید. هدف هایی را که نمی توانید برای همیشه کنار بگذارید، موقتاً حذف کنید.
وقتی اهداف با یکدیگر تضاد پیدا می کنند، به تأخیر انداختن برخی هدف ها، ممکن است بهترین راه حل باشد. نوشتن و ارزیابی هدف هایتان به شما کمک می کند تا آن چه را که برای شما مهم است، بشناسید و دست به انتخاب بزنید. سعی کنید هدف هایتان را در مسیری قرار دهید که علاقه، انگیزه و توانایی تان ایجاب می کند. از این که ممکن است مجبور شوید چند هدف را حذف کنید، ناراحت نباشید. آن اهداف را در پایان فهرست تان بنویسید و در زمان مقتضی تحققشان بخشید. گاه تحقق همزمان چند هدف به شکست می انجامد؛ آن را که برایتان مهم تر است مقدم بدارید. راستی معیار مهم بودن اهداف چیست؟ «ارزش نهایی»، «توان» و «علاقه دستیابی فوری» معیار می توانند باشند. «واقع گرایی» رمز موفقیت اهداف است. پس از ردیف کردن اهداف، ممکن است به چند «الف» یا «ب» بربخورید، آن ها را هم بر اساس اهمیتشان به صورت الف / 1، الف/ 2 و الف / 3 مرتب نمایید.
منابع مورد نیاز هدف
در بیشتر موارد، هدف بدون استفاده از منابع تحقق نمی یابد؛ البته بعضی اهداف نیازمند به منابع نمی باشند. برای مثال اگر هدف شما «کاهش وزن» با کاهش مقدار ناهارتان است، مقداری میوه، ظرفی ماست، پرهیز از خوردن غذاهای بسیار شیرین، صرفه جویی در وقت و هزینه رفتن به رستوران های شیک، می تواند بهترین روش باشد؛ اما بیشتر اهداف این گونه نیستند و به چیزهای بیشتری احتیاج دارند.
منابع تحقق هدف، گاه «زمان» است و گاهی «پول».
چارچوب زمانی
برای کارآمدتر شدن یک طرح، لازم است آن طرح شامل یک چارچوب زمانی باشد. ما باید تاریخ های معینی را برای رسیدن به هدف هایمان داشته باشیم و اگر طرح مستلزم چندین گام یا مرحله باشد، تعیین تاریخ های معین، برای گام های اصلی و مهم، از وظایف کلیدی محسوب می شود.
برای مثال آقای «شهاب»، تاریخ هایی را برای گشودن دفتر جدیدش تعیین کرد که به شرح زیر است:
تکمیل تحقیق بازار ....... (بازاریابی)طی 3 ماه
تهیه بودجه و وا ....... مبرای چهارمین ماه
استخدام مدیر و اجاره دفتر ....... برای پنجمین ماه
استخدام کارکنان ....... برای ششمین و هفتمین ماه
کار با مدیر جدید ....... برای 6 تا 12 ماه
سوددهی دفتر ....... برای پانزدهمین ماه
بازپرداخت وام ....... برای 18 تا 24 ماه
بدون یک چارچوب زمانی، طرح ها معمولاً بی فایده اند. بدون یک چارچوب زمانی، ممکن است کار نابهنگام صورت گیرد یا وقت گذرانی و وقت کشی اتفاق بیفتد.
یک چارچوب زمانی واقعی، اغلب به «ارزش منابع» بستگی دارد. منابع باید قبل از آن که چارچوب زمانی مشخص شود، مورد بررسی دقیق قرار گیرند. گاه طول کشیدن دستیابی به یک هدف اقتصادی، کالای مورد نظر ما را کهنه می سازند و دیگر تولید آن به صرفه اقتصادی نیست.
فصل دوم
چهار اصل مدیریت زمان
هر گاه با کاری رو به رو شدید که انجام دادن آن مدت زمان مشخصی طول می کشد، قبل از این که به هر گونه اقدامی دست بزنید، کمی تأمل کنید. می توانید با طرح چهار سؤال از خود، مقدار قابل ملاحظه ای از وقت، نیرو و زحمت خود را صرفه جویی کنید، بازدهی خود را بهبود بخشید، و فشارهای روحی خود را کاهش دهید.
1. آیا لازم است این کار «حتماً» انجام شود؟
طرح این سؤال، در واقع، اتفاقاتی را که با انجام نشدن کار ممکن است روی دهد، نشان می دهد. در صورتی که این کار انجام نشود، چه تأثیری بر اهدافتان خواهد گذاشت؟ عواقب بعدی آن در زندگی شغلی شما چه خواهد بود؟ آیا توانایی تان را در انجام دادن سایر کارها و اداره قسمتتان و کلاً شغلتان را تحت الشعاع قرار نخواهد داد؟
پس از پاسخ گویی به این پرسش ها، ممکن است دریابید که انجام دادن این کار، صرفاً شما را «گرفتار» خواهد کرد. بدین گونه می توانید بدون دلشوره، این کار را انجام ندهید.
2. آیا «من» ملزم به انجام آن هستم؟
ممکن است نخست نتیجه بگیرید که می توانید این کار را بدون دغدغه به دیگری واگذار نمایید؛ اما اگر فرض کنید که این کار حتماً باید توسط «خود شما» انجام شود، در این صورت، سؤال سوم مطرح می شود.
3. آیا می توانم این کار را به تعویق بیندازم؟
همان گونه که توضیح خواهیم داد، مواردی پیش می آید که به تعویق افکندن کارها، نه تنها اتلاف وقت نیست، بلکه واقعاً باعث صرفه جویی در وقت نیز می شود. بعداً در این باره بحث خواهیم کرد.
4. آیا من باید «مستقیماً» این کار را انجام دهم؟
اگر جواب به طور قطع «بلی» است، چاره دیگری نیست؛ باید کمر خود را سفت ببندید و آستین ها را بالا بزنید.
آیا این کار را حذف کنم؟ یا به تعویق بیندازم؟ یا به دیگری تفویض کنم؟ یا خودم انجام دهم؟ این چهار سؤال که چهار اصل رویکرد مدیریت زمان هستند، فقط نیاز به چند دقیقه تأمل دارند. اما اگر این تأمل را انجام دهید، صرفه جویی بسیاری در وقت شما می شود. پس بیایید این چهار اصل را با توضیحات بیشتری مورد بررسی قرار دهیم.
کارهای قابل حذف
پژوهشگران می گویند: «بعضی از کارهای وقت گیر، بیشتر بر حسب عادت انجام می شوند تا برای «بازدهی» اثر بخشی یا سود آوری». این گونه فعالیت ها، چنان با زندگی ما عجین شده اند که هیچ کس فکر نمی کند، چرا آن ها را انجام می دهد. یا این که ممکن است راه های بهتری برای دستیابی به نتایج مشابه نیز وجود داشته باشد.
برای مثال، در بررسی های به عمل آمده از سازمان های بزرگ غربی، آشکار شده است که عموماً 80% مراسلات داخلی اداری، دارای ارزشی ناچیز است. از بین هزاران گزارش، فقط یکی از پنج دستنوشته، یادداشت، نامه، تحلیل و گزارش ـ که اوقات با ارزش مدیران صرف تهیه، انتشار، خواندن و بایگانی آن ها می شود ـ سهم مؤثری در پیشرفت مؤسسات دارد. این نکته، دقیقاً همان «مشغول بودن» را به جای «مؤثر کار کردن» تداعی می کند.
جدول زیر، بر اساس اطلاعات کسانی است که در کمیته های آموزشی سمینارهای مدیریت زمان و مدیریت استرس شرکت کرده اند، تهیه شده است:
صرفه جویی در وقت فعالیتی که باید حذف شود
http://www.hawzah.net/hawzah/Magazines/MagArt.aspx?MagazineNumberID=3684&id=20164
در مطلب قبلی “۷ نکته کاربردی برای مدیریت زمان” توضیح دادم که در خصوص اولویت بندی فعالیتها مطلب اختصاصی خواهم نوشت. در این مطلب ماتریس مدیریت زمان را معرفی می کنم. ماتریس مدیریت زمان توسط استفان کاوی در کتاب First Things First مطرح شده و کاربرد مناسبی برای مدیریت و اولویت بندی فعالیتها داره. بخاطر شکل این ماتریس شما می توانید آن را روی یک مقوا داشته باشید و از Stick Note بر روی آن استفاده کنید یا بر روی یک برگ کاغذ آن را بکشید و با مداد محتویاتش را پر کنید و یا حتی آن را در Excel داشته باشید.
شکل زیر ماتریس مدیریت زمان است (برای مشاهده تصویر بزرگ روی عکس کلیک کنید):
- بخش یک: تمام فعالیتهایی که در زمان مشخص باید انجام شوند در این قسمت قرار می گیرند.
- بخش دو:
فعالیتهای مهمی که انجامشان الزامیست اما در زمان کوتاه انجام نمی شوند و بیشتر زمانبندی بلندتری دارند.
- بخش سه:
فعالیتهایی که خیلی اهمیتی ندارند اما شما نقشی در بوجود آمدنشان ندارید و باید بتوانید مدیریتشان کنید در غیر اینصورت تبدیل به دامی برای از بین بردن زمان شما خواهند شد.
- بخش چهار:
فعالیتهای بیهوده ایست که خود فرد خودش را درگیر آنها می کند و زمانش را از بین می برد. بخشی از عادات منفی می تواند در این قسمت قرار گیرد.
